La #información es un arma poderosa que, al usarse de forma correcta permite a los tomadores de decisiones tomar las acciones correctas para sus #empresas en el momento adecuado. En la actualidad, el contar con información de forma rápida, es a través de los documentos digitales que se comparten entre usuarios, a través de aplicaciones, muchas de ellas de uso genérico.
Es por ello que se vuelve imprescindible el disponer de los #documentos y datos en formato digital, y si esta decisión partiera de esta nueva era, todo sería más simple, ya que estaríamos hablando de que toda la información se genera y comparte en un mundo #digital. Pero debemos de tomar en cuenta, que mucha de la información que manejan las empresas / usuarios hoy en día, se originó de forma física, es decir que no fue generada inicialmente de forma digital, y por ello la información que se tiene en formato físico, debe de pasar por un proceso de transformación digital.
Aunque el transformar la información física a digital, pudiera sonar una tarea sencilla de realizar, este es uno de los grandes retos a los que se enfrentan las empresas en su travesía hacia una real transformación digital, ya que este proceso se debe de realizar de forma segura, salvaguardando tanto la nueva información generada en formato digital, así como el correcto manejo de la información física anterior.
Es por ello que aquí te compartimos tres consejos para que te asegures de que tu información se digitaliza de forma #segura:
1. Contar con servicios de digitalización certificados.
Mientras se cuente con servicios que han sido certificados en sus procesos del manejo de la información, se reduce el riesgo del mal uso de la información, por ello es importante que ya sea de forma interna o externa, el personal a cargo cuente con las certificaciones pertinentes.
Tomar en cuenta la #NOM151, la cual es una norma que se refiere a los parámetros a seguir en la conservación de datos y #digitalización de documentos.
2. Almacenamiento y acceso.
Al contar ya con la información digitalizada, se debe establecer con anterioridad, el lugar de #almacenamiento, así como la designación de #claves de acceso y definición de #permisos de consulta para cada uno de los usuarios con acceso a dicha información.
3. Destrucción segura de archivos físicos.
Establecer procesos de #destrucción de los archivos físicos, siempre de la mano con la verificación previa de los archivos transformados a formato digital.
Digitalizar la información es más que hablar de #escanear documentos, estamos hablando de procesos profesionales en el manejo y conservación de la información, para lograr que las empresas cuenten con información segura y oportuna.