La información es un recuso estratégico, que genera ventajas competitivas y permite tomar mejores decisiones; la administración de ésta implica procesos de recolección, procesamiento, análisis, difusión y evaluación. UNAM
La #información es un recurso vital para el funcionamiento y el éxito de cualquier organización, ya sea pública o privada, grande o pequeña, con fines de lucro o no. La información permite conocer el entorno, identificar oportunidades y amenazas, tomar decisiones, planificar acciones, evaluar resultados y mejorar procesos. Sin embargo, la información también implica una serie de desafíos y costos asociados a su generación, almacenamiento, acceso, uso y eliminación. Por ello, es necesario #administrar la información de forma eficiente y efectiva, optimizando su valor y reduciendo sus riesgos.
La administración de la información se puede definir como el conjunto de actividades que se realizan para gestionar los datos e información de una organización a lo largo de todo su ciclo de vida, desde su creación hasta su retirada. Estas actividades incluyen la identificación, clasificación, almacenamiento, protección, recuperación, distribución y eliminación de los #datos e información. La administración de la información también implica el establecimiento de políticas, normas, procedimientos y herramientas que regulan y facilitan el manejo de la información.
El tiempo que se invierte en la #administracióndelainformación depende de varios factores, como el tipo, tamaño y sector de la organización, el volumen y la complejidad de los datos e información, las necesidades y expectativas de los usuarios internos y externos, las herramientas tecnológicas disponibles y las regulaciones legales y éticas aplicables. No existe una medida única ni universal para determinar cuánto tiempo se dedica a la administración de la información, pero se puede estimar que representa una parte significativa del tiempo total de trabajo de una #organización.
La administración de la información tiene múltiples beneficios para una organización, como:
Mejorar la calidad y la confiabilidad de los datos e información.
Aumentar la productividad y la eficiencia de los procesos y las personas.
Facilitar el acceso y el uso de la información por parte de los usuarios autorizados.
Proteger la información de amenazas internas y externas.
Cumplir con las obligaciones legales y éticas relacionadas con la información.
Generar ventajas competitivas y valor agregado para la organización.
Te compartimos 3 consejos para que la administración de la información en tu empresa sea más ágil y enfocada a resultados:
1. Evalúa programas de administración de la información que ya estén desarrollados en el mercado. Para ser más asertivos en la aplicación de un paquete ya desarrollado, es importante evaluar el tiempo que tienen aplicándose en el mercado, así como los beneficios que brindan vs. otros paquetes conocidos.
2. Prefiere desarrollos en la nube, ya que estarán más accesibles para ti y tus colaboradores, así como que ya contienen mayores filtros de seguridad.
3. Evalúa sobre bases que sean de fácil manejo para los usuarios, ya que ellos serán los que realmente convivan con la herramienta, y el hecho de que sea una herramienta amigable, lo apreciarán en el día a día de su trabajo.
En conclusión, se puede afirmar que la administración de la información es una actividad esencial para el desarrollo y el crecimiento de cualquier organización. Sin embargo, también es una actividad compleja y dinámica que requiere una inversión considerable de tiempo y recursos. Por ello, es necesario planificar, ejecutar, monitorear y evaluar la administración de la información con criterios estratégicos, buscando maximizar sus beneficios y minimizar sus costos.