En la actualidad y gracias a las opciones que nos brinda la #tecnología, la acumulación de #información se ha vuelto un problema que sobrepasa a la mayor parte de la población. Todos los días una persona tiene acceso a información a través de diferentes fuentes: redes sociales, correos electrónicos, transacciones en línea, chats, entre otros.
No estamos hablando únicamente del acceso a la información, sino lo más complicado, que es la administración de dicha información para que sea de utilidad a la persona y tenga una aplicación útil en su vida cotidiana. Lo anterior sin dejar a un lado el tener una categorización y archivo adecuado, que permita a la persona acceder a dicha información en el momento que la requiera.
Cuando lo anterior se traslada a la operación de una empresa, la información se multiplica y el reto se vuelve mayor, ya que la oportunidad de tener los datos oportunos el momento adecuado, muchas veces son la clave para el cierre de un negocio, y/o la oportunidad de generar un negocio más rentable; más aún cuando la #digitalización es prácticamente un hecho en todos los sectores de mercado.
Es por lo anterior que aquí te compartimos tres importantes consejos que ayudarán a tu empresa a poder organizarse digitalmente de forma efectiva:
1. Utiliza #softwares ya desarrollados para la administración y gestión de documentos e información. Ten en cuenta que mientras estas herramientas estén vinculadas con la nube, será mejor la experiencia que tengas en contar con una herramienta que te apoye en cualquier momento y lugar.
2. Establece un protocolo para la clasificación de #documentos, y compártelo con tu
equipo de trabajo. El que las personas que administran y manejan la información que comparten, conozcan la terminología del cómo y porqué los documentos se deban archivar con cierta terminología, ayudará a que todos compartan el mismo lenguaje y sepan en donde archivar y buscar los documentos que requieran gestionar.
3. Genera #archivos con fechas y nombres. Si requieres manejar documentos que se deben de modificar en contenido por diferentes áreas, mantén un nombre que inicie siempre con la última fecha de edición y el nombre, para que sea más fácil identificar el último archivo generado.
Existen infinidad de consejos que pueden ayudar a gestionar de forma más eficiente la información digital, pero siempre ten en cuenta que los más importantes, serán los que contribuyan a reducir su tiempo de búsqueda.
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