Es común en las empresas escuchar hablar de la “#automatización de los procesos”, y ciertamente esto se debe a la implementación de la #tecnología en labores que anteriormente se desarrollaban totalmente por un ser humano. Dichos procesos se mejoran y/o se vuelven más eficientes, ayudados por el uso de programas tecnológicos, softwares, maquinarias para realizar tareas diversas, y sistemas de almacenamiento entre otras.
Automatizar procesos, requiere en la mayoría de los casos, el apoyo y colaboración del equipo de #TI, ya sea para desarrollar programas específicos y únicos, y/o adaptar paquetes tecnológicos que se venden para diferentes áreas y sectores, y adaptarlos a las necesidades de la empresas.
Existen diversas ventajas que brinda la automatización de procesos, entre las más importantes se encuentran:
· Control de la operación en diferentes áreas
· Reducción Errores y Costos
· Eficiente Flujo de trabajo entre áreas, por lo tanto mayor #productividad.
· Generar datos relevantes en cada proceso que ayuden en la toma de decisiones
· Cumplimiento de las tareas en tiempo y forma
Ya sea que la empresa se enfrente a una primera automatización de procesos, o busque una actualización/mejora de los mismos, es importante tomar en cuenta ciertos aspectos, para que dicha automatización se realice de la forma más eficiente:
1. Realizar un análisis de la situación de forma general: Se tiene que determinar el proceso que se desea automatizar, identificando el o las áreas involucradas, así como el número de personas que toman parte en el proceso. Identificar claramente el objetivo principal que cumple el proceso, y tener claros los puntos que se realizan de forma productiva, así como los que requieren una atención por la falta de productividad que se tiene hasta antes de la automatización.
2. Identificar las opciones tecnológicas que faciliten la realización del proceso: Conociendo a detalle el proceso que se desea automatizar, se podrá identificar en conjunto con el equipo de IT, las tecnologías que ya están desarrolladas en el mercado, para ayudar a la automatización, así como determinar si fuera necesario un #desarrollotecnológico a la medida de las necesidades de la empresa.
3. Involucrar en el cambio, a todo el personal que participa directa e indirectamente el desarrollo del proceso: Mientras más involucrado se sienta el personal en los cambios propuestos para la automatización del proceso, más fácil y rápida será su implementación.
4. Realizar pruebas de implementación: Antes de realizar un cambio total ante la automatización del proceso identificado, es importante probar su implementación en diferentes etapas para evitar errores y poder corregir cualquier desviación.
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